La digitalización de documentos ha emergido como una práctica fundamental en la era moderna, revolucionando la forma en que las organizaciones gestionan y acceden a su información. Esta digitalización no es simplemente una conveniencia moderna; es una herramienta poderosa que puede actuar en muchos ámbitos diferentes y tener un impacto extremadamente positivo en nuestro día a día.

 

¿Qué es la digitalización de documentos?

La digitalización de documentos es el proceso de convertir documentos físicos en archivos digitales. Esto implica utilizar equipos especializados, como escáneres, para capturar imágenes de los documentos y luego almacenar esas imágenes en formato digital.

 

Ventajas de la digitalización

A nivel global, existen una serie de beneficios inherentes a la digitalización:

• Liberación de espacio y reducción de costes: Al eliminar la necesidad de archivos físicos y almacenamiento en papel, las organizaciones pueden liberar espacio físico y reducir los costos asociados con el almacenamiento y la gestión de documentos físicos.
• Ahorro de tiempo y esfuerzo: La capacidad de buscar y acceder instantáneamente a documentos digitales permite a los empleados dedicar más recursos a tareas críticas para el negocio.
• Gestión de documentos: Ofrece un beneficio significativo en seguridad y cumplimiento normativo. Por un lado, los documentos digitales pueden ser fácilmente respaldados y almacenados de forma segura en sistemas de gestión documental. Esto protege la información sensible contra pérdidas, daños o robos. Además, también se puede implementar controles de acceso y cifrado de datos.
• Sostenibilidad y medio ambiente: Al reducir la dependencia del papel y la impresión, las organizaciones pueden disminuir su huella de carbono y contribuir a la conservación de los recursos naturales.
• e-Work: Facilita prácticas de trabajo remoto y colaboración en línea, lo que ayuda a reducir los desplazamientos físicos, y por tanto, reduce las emisiones de carbono y promueve un entorno de trabajo más flexible y sostenible. Del mismo modo, también promueve el equilibrio entre el ámbito personal y el del trabajo, contribuyendo a la inclusión y a la mejora en las condiciones laborales.
• Medicina y salud:  la digitalización permite a los profesionales de la salud acceder fácilmente a información crítica del paciente, compartir datos entre diferentes sistemas y mejorar la coordinación del cuidado.
• Sector gubernamental: ha mejorado la transparencia y la eficiencia en la prestación de servicios públicos, permitiendo a los ciudadanos acceder a información y servicios de forma más rápida y conveniente.

 

¿Cómo se hace?

Digitalizar documentos en una copistería puede ofrecer una serie de beneficios significativos tanto para individuos como para empresas. Sin embargo, primero debemos saber cómo se lleva a cabo el proceso de digitalización de un documento.

Así, nos encontramos con los siguientes pasos:

1. Preparamos el material físico, eliminando cualquier grapado, encuadernación o elementos que puedan obstaculizar el proceso de escaneo.
2. Utilizamos escáneres de alta calidad para capturar imágenes digitales de las páginas.
3. Convertimos esas imágenes en archivos digitales, que pueden ser guardados en una amplia variedad de formatos según su uso.
4. Enviamos los documentos digitales al cliente, ya sea en medios físicos (USB o discos duros), o electrónicos (email o almacenamiento en la nube).

La digitalización de documentos en una copistería puede realizarse en una variedad de documentos, incluyendo informes, facturas, contratos, tarjetas de visita, fotografías, y mucho más. Además, algunas copisterías ofrecen servicios adicionales, como la edición de los documentos o mejoras en la calidad de la imagen.

 

Digitalización: beneficios de la copistería

Digitalizar documentos en una copistería en lugar de hacerlo en casa puede ofrecer una serie de beneficios significativos para individuos y empresas:

• Calidad de escaneo profesional: las copisterías cuentan con escáneres de alta calidad, que producen imágenes nítidas y claras. Esto garantiza que los documentos digitalizados tengan una calidad óptima.
• Eficiencia y rapidez: al manejar grandes cantidades de documentos, se puede digitalizar un volumen alto de los mismos en menos tiempo. Esto ahorra tiempo y esfuerzo al cliente.
• Capacidad de procesamiento: las copisterías procesan una amplia variedad de tipos de documentos, y además, pueden ofrecer servicios adicionales que garanticen la calidad y precisión de los archivos digitales.
• Tecnología avanzada: las copisterías suelen contar con tecnología más apropiada para sus servicios. Así, pueden escanear a doble cara, ajustar automáticamente la orientación o enviar el archivo a múltiples destinos.
• Ahorro de costes: el gasto de la digitalización en una copistería suele ser menor que el que supone invertir en un escáner de alta calidad. Igualmente, el cliente se evita costes adicionales, como mantenimiento y reparación de equipos.

En general, como vemos, es más rentable digitalizar cantidades grandes de documentos, o documentos que requieran una calidad alta, en copisterías.

 

Y tú, ¿qué prefieres?